資料作成の超時短術

みなさん、こんにちは。

AVII IMAGEWORKS企画ディレクターの森屋です。

今回のテーマは『資料作成時短術』です！

、、、と意気揚々とスタートしておりますが、

実は私。この記事を提出する期限が30分後ということもあり、

遅れそうで内心ヒヤヒヤしております。

 

（やばい、やばい、あと30分。）

 

それでは、私が行なっている資料作成の時間短縮術を駆使し、

何とか30分で、この記事を仕上げていきましょう！！

 

今回の目次はこちらです↓↓

• ・なぜ、時短の必要があるのか？
• ・時短のメリット
• ・時間を決める
• ・構成を決める
• ・テンプレートを用意
• ・終わりに

 

早速ですが、ポイントです。

ポイントは『目次を作る』です。

これは、目次を作ることで、全体の構成を把握することができるので、

あとはその項目にしたがって深掘りをして書いていきます。

よく、「考えながら資料を作成している」という方がいらっしゃいますが、

おすすめはできません。

 

「どんなデザインがいいかな？」

「まずは情報収集しよう」

「これも書こう、あれも書こう」などなど、

 

蓋を開けてみると、時間だけが過ぎていてスタート地点から足踏みしているだけ！

なんて状況がよく起こります。

何も進んでいないことに嫌気がさし、結局資料作成が後回し、、、

終いには提出日ギリギリで資料を仕上げないといけない状況になってしまうわけです。

 

（いやいや、自分のことを棚にあげて、何を言ってるんだ？と思っているアナタ。ここから挽回します。）

 

はじめに『目次』を作って、全体の設計図を作成しましょう。

では、早速本文に戻ります。

 

なぜ、時短の必要があるのか？

とはいえ、資料作成って時間がかかります。

しかも、資料作成の時間はお金を生み出しているわけではありませんよね？

できる限り、時間をかけたくないものです。

たとえば、1日8時間勤務のうち、4時間を資料作成に費やし、

その案件が失注となってしまった場合はいかがでしょう？

その4時間が無駄になってしまいますよね。

この4時間にももちろんお給料は発生しておりますので、

できる限り資料作成には時間をかけたくない　ということはお分かりでしょう。

資料作成に割いていたいた時間を、

よりお金を生み出す行動にシフトすることで、

生産性の高い1日を過ごすことができます。

会社に貢献する時間が増えますので、

会社でのあなたの評価も上がることは間違い無いでしょう。

 

時間を決める

まず、『時間』を意識します。

急ぎの作成なら、『○○時までに終わらせる』という強い意志を持ちましょう！

期限に余裕があれば、『今日の資料作成時間は○時間まで』という風に

デッドラインを決め、時間が過ぎたら翌日に回しちゃいましょう。

 

ちなみに私は、この記事をあと24分で提出しないといけないので、

血眼でキーボードを叩いています。

左手のApple Watchは凄まじいスピードでカウントダウンしており、

焦りすら感じますが、このように時間が常にわかる環境に整えるのも有効です。

スマホにもタイマー機能がありますので、是非活用しましょう。

 

あと時間をかけるといい資料ができると思っている方が多いですが、これは間違いのようです。

1時間かけて仕上げた資料と、2時間かけて仕上げた資料では、

おおよそ20％のクオリティ向上しか見込めなく、決して時間とクオリティは比例しないそうです。

 

時間をきめて、一気に集中して作成することが、

時短にもクオリティ向上にも繋がるということなのです。

 

構成を決める

タイマーをセットしたら、『構成』を決めましょう。

序盤で申し上げた『目次』と同じです。

構成を組んだら、それに従い深掘りしていけば

スラスラとキーボードを叩き進めることができます。

 

ただ、構成を決める際もコツがあり

それは『一番伝えたいこと”ゴール”を明確にする』ことです。

 

私がこの記事で一番伝えたい”ゴール”は、

「あと、15分でこの記事を提出しないといけない」ということ。

、、、ではなく

「限られた時間の中で、より生産的かつ

クオリティの高い資料作成をする術を伝える」です。

 

アナタが今作ろうとしている資料は

社内向け教育資料、

顧客向け提案資料、

上司への報告書、

SNS投稿などなど。

 

どの資料を作成しているのかは分かりませんが、

必ず「伝えたいこと」ってありますよね？

その”ゴール”から逆算し、構成を練ってみてください。

 

テンプレートを用意する

これはもう最終奥義かもしれませんが、、、

資料作成を行っていくと自分のスタイルが確立されていきます。

たとえば、内容やデザインなどです。

自分のスタイルをテンプレート化しておけば、

あとは内容やデザインを”ゴール”に合わせて微調整を行うだけなので、

資料作成にかける時間が大幅に短縮されます。

AVII IMAGEWORKSでは、クラウド上でシェアができる「Dropbox」で

資料のテンプレートを共有できるようにしております。

また、keynoteのデザインテンプレートもダウンロードしており、

クラウド上で共有できる環境を整えております。

どこにいても、時間短縮をしながら資料作成を行うことが可能です。

 

おわりに

ようやく終わりが見えてきました！

左腕のApple Watchは、、、残り3分17秒を指しております！

いける、これはいける。

 

AVII IMAGEWORKSでは常に、

映像制作案件やWeb制作案件が稼働し、

しかも1人で数多くの案件を抱えるマルチタスクで同時進行しております。

作成した資料が必ずしも受注というわけではなく、失注になることももちろんあります。

 

そのため、

資料作成にはあまり時間をかけない体制を築くことで、

よりクリエイティブを生み出す時間を十分に設けることができ、

お客様の結果創出に繋がる提案を行うことができます。

 

そんなAVII IMAGEWORKSの資料を実際に見てみたいという方は、

是非【案件のご依頼】をお問い合わせフォームからご連絡ください。

時間短縮とは思えないほどの、クオリティとデザインと実感していただけると思います。

 

以上d、、、タイムオーバーです。