マルチタスクなディレクターが使用する業務効率ツール
どうもこんにちわ。私の心の鍵穴を覗いてください。
AVII IMAGEWORKS Directorの沖です。
制作会社に転職して早2年。
この業界は本当に奥が深い。
映像を作ることも、HPをデザインすることも、
表現することって難しいけど、とても生きている実感がします。
制作会社の人間がどんなツールを使って仕事をしているかご紹介します！
基本AVIIのディレクターは多忙に重なる多忙です。笑
毎月新規の提案、案件の進行、構成制作、手配諸々、案件のディレクション、全てを同時進行で行なっています。
他の会社で言うディレクターとはちょっと違うかもしれませんね。多くの業務を管理把握するのに頭の中だけでは処理仕切れません。
なので必ずタスク管理を行い、その日のスケジュールを細かく設定します。業務を効率化するために制作会社ではどんなツールを使用しているのか？
それでは弊社で使用しているツールのご紹介です。
業務効率化連絡ツール
それぞれの特徴を紹介して行きます
chatwork
弊社が最もよく使うツールです。今ではこれがなければ業務が回らないくらいです。
チャットワークには有料版と無料版の2種類があります
無料版は組めるグループの数に制限があり1人あたり7つまでしか設けることができず、容量も上限が決まっています。社内だけのツールとして活用する分には問題ないかもしれませんが、案件が立て込んでくると管理が逆にややこしくなる場合があります。
なので弊社では社内でもプロジェクトなどでグループを分けておりそれだけでも13個のグループがありました。ということで弊社は有料ユーザになります。有料ユーザーになれば、グループの制限も解除されデータの容量も増加します。
弊社はメインのツールとしても使用しているので、お客様との連絡ツールとしても活用する場合もあります。メールだとどうしても埋もれてしまい返信が遅れる可能性がありますが、チャットワークではメールと違いチャットのやりとりができるので、メールみたいに株式会社〇〇様、お世話になっております・・・・みたいなやりとりがないので楽です。
主な機能としては
チャット・グループ作成・タスク・メンション・データ添付・web会議ツールが挙げられます。
弊社では日々タスクが追加され、解消されるの繰り返しになるので、管理するプラットフォームがなければお客様にも迷惑がかかりますし、社内の業務もまわりません。まずは無料で試してみてよければ有料ライセンスを取得してもいいでしょう。1アカウント600円/月で取得できます。
詳しくはこちらから
https://go.chatwork.com/ja/
slack
slackはデベロッパーに人気のチャットツールです。
仕組みはチャットワークとほぼ変わりませんが、UIのが少し触りにくいので慣れてくるまでに少し時間がかかるかもしれません。（個人的感想）
特徴としてはコードが書けることです。デベロッパーに人気なのはここが大半をしめているのではないでしょうか？またリマインダー機能があるので15時からMTGを行う予定があればそれをチャット内に打ち込んでいればリマインドされます。
ビジネス用に作られているので企業の方は一度導入検討してみるのもいいかもしれません。今では大手企業も導入しており、資本もソフトバンクが出資していたりと上場企業です。
主な機能は
チャット・ファイル管理・リマインド・ソースコード・検索機能・ファイル管理などが挙げられます。
slackもフリープランから有料プランもあります。
詳しくは下記URLからどうぞ
https://slack.com/intl/ja-jp/pricing/paid-vs-free
teams
こちらはマイクロソフトが運営するツールのteamsです。
大手企業は会社からの指令で、このツールを指定で使用している企業さんも多くいるぐらいで、セキュリティーに関しては一番高いのではないでしょうか？
これは個人的な感想ですが、chatwork、slack、teamsこの3つで一番使いにくいです。
私のPCがMACの環境なのもありますがログインとサインインを永遠繰り返したりワークスペースを登録できなかったりとかなり四苦八苦した経験があります。。。
ですが、住めば都。使い慣れたユーザー、winnで普段からマイクロソフトのソフトを使っているユーザーからすれば、全てOffice365で完結できるのでかなり便利かと思います。
機能に関しては上記2つと大差はなく、同じようにチャット機能などが利用できます。
web会議の場合に関しては、上記2つはあまり安定していないので使用することはあまりありませんが、teamsに関してはよく利用しているイメージです。
ラグも少なく話やすい印象があります。
その他詳しく知りたい人はこちらから
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
こちらは皆さんがよく使うメールです。説明の必要はないと思います。。。
このメールが使いにくいから上記の様なチャットツールがどんどん使用されていくのでしょうね。
ただ、メールに関しての強みでいくと必ず全員がアドレスを持っているということ。
chatworkやslack、teamsに関しては企業ベースで使用感が違うので、名刺などに記載しても意味がない場合があります。
ですがメールに関しては働いている人であれば基本取得しているので、最初の窓口として使用する頻度はほぼ100パーセントです。
また商談前のやりとりなどはメールで行うことが大半ですし、やはりなくてはならない存在ではあります。
LINE
lineは皆さんもお使いなのでこちらも説明の必要はないかと思います。
ではどんな時に使うか？これは企業というよりも担当者ベースでの話になりますが、外回りの人や出張が多い人はなかなかパソコンを開く時間がありません。
上記のツールもアプリがありアンドロイド、IOSどちらでも携帯で確認することもできますが、PCに比べると多少UXデザインが悪く使用しにくいイメージ。ですが、LINEに関しては携帯のUI,UX設計がかなり良く操作しやすい使用になっています。
そこで連絡のツールをメールやチャットツールではなくLINEを使用することもあります。弊社でも実際にクライアント様とLINEで案件のやりとりを行うこともあります。またプライベートでの友人などからも仕事の依頼がある場合もそのままLINEでやりとりすることもありますね。
ただ、LINEにはタスク機能がないのと、データを送る時にダウンロードの期限が存在します。この2点は案件のやりとりを行う時にタスクを処理し忘れたり、クライアント様から提供してもらった素材などをダウンロードし忘れ、再度お願いをしなければいけなくなることもありますのでそのあたりは注意が必要です。
親しき中にも礼儀ありでいきましょう。普段プライベートで利用しているツールだからと油断していると、、、です。
これはほとんど使わないです。
内容はLINEと一緒ですが、中国の人とやりとりを行う時に使用します。
ご存知の通りウェイボーやBilibiliなど、国内でのツールを使用する傾向があります。
そこでLINEを使ってないお客さまやクライアントがいる場合はwechatを使用します。
BONX
BONXはご存知の方も少ないかもしれませんが、次世代のコミニケーションツールになります。
シームレスで繋がれる環境構築を行なっており、電話の様な感覚で気軽にコミニケーションを取ることができます。BONX worksと言うアプリをダウンロードすることで利用が可能。別売りにはなりますが、専用のワイヤレスイヤフォンも販売しています。
使用方法は、BONX worksから色々と設定を行うことで、常時接続したり聞くだけにしたりと色々と設定ができます。また、会話をそのまま文字起こしができ、話した内容をそのまま議事録として使うこともできます。
飲食店やアパレル店でインカムを使用する光景を見かけたことがあるかもしれませんが、その場合片手でボタンを押す必要がありますが、BONXはハンズフリーで会話ができるのが特徴です。そのため、円滑に業務を行う必要がある場所などでは人気を誇ります。
通信は電波環境を利用しているので通信ができる環境があればどこでも利用できます。
日本と海外でも問題ありません
詳しくはこちらから
https://bonx.co.jp/
今回は業務効率化を行うツールを紹介しました。本当は他のツールも紹介したかったんですが、
今回はこの辺で
余談ですが、気合でなんとかなる時もあるので
体力作りの筋トレも欠かせません。
まとめですが
ディレクター、マルチタスクをこなす上で絶対必要なことは容量がいいこと。
容量良くこなせなければ案件を抱えれる数が少なく一人あたりの単価が下がってきてしまいます。案件をディレクションする立場でもあり、会社の利益を出さなければ行けない立場にある弊社ディレクターは、とても大変なポジションであると思います。
残業することもしばしばありますが、全てはお客様の笑顔が見たいがために。ありがとうの一言のために私等ディレクターは最高の提案ができる準備を日々進めております。
今回はタスク管理、マルチタスクなど、連絡方法などをツールを使った効率化方法をご紹介致しましたが、次回はまた違った角度からお話しができればなと思います。